Como transformar processos em tempos de agilidade ? Qintess

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Mas como equilibrar tudo isso nos tempos atuais?

Como transformar processos em tempos de agilidade? A disputa entre a responsabilidade pela transformação digital e a estruturação de processos concisos, enxutos e aderentes constantemente entram em conflito, pois é complexo priorizar e estruturar os processos no timing que as organizações esperam.

Mas no final das contas, vamos à pergunta que não quer calar:

“Temos entregado, de fato, valor?"

Essa indagação se torna ampla quando pensamos em nosso cliente final, em áreas adjacentes envolvidas nos processos, em resultados financeiros, mas também, como equilibrar a eficiência estratégica, com a eficácia operacional e a efetividade processual? Quando falamos em eficiência estratégica estamos falando diretamente de reduzir/eliminar desperdícios o que nos traz um resultado direto sobre custo, quando falamos em eficácia operacional estamos falando da capacidade de atingir os objetivos propostos, ou seja, está ligado diretamente ao resultado da operação, já quando falamos de efetividade processual, estamos falando de transformar a situação existente, do impacto da mudança efetuada. Com todos esses pilares de avaliação uma coisa é fato, implementação, analise e melhoria de processos não é algo trivial, deve ser algo estruturado, pensado, com objetivos claros, com captação de indicadores que nos trarão a clareza de onde estamos e de onde queremos chegar.

“Mas, há alguma receita a ser seguida para planejar e estruturar processos corretamente? ”

Receita não tem, mas, existem algumas formas de estruturar um plano para atingirmos de uma forma mais assertiva onde queremos chegar. Tudo começa com a identificação do problema: Comece elencando as principais ineficiências do processo e caso não exista um processo definido, elenque o que você gostaria de resolver.

Em seguida, desenhe o seu processo, represente fluxo de atividades, identifique áreas e papéis envolvidos, documentos, rotas alternativas. O ideal nesse cenário é utilizar uma plataforma onde você consiga modelar seu processo, automatizar fluxos, conectar áreas e extrair indicadores que irão mensurar a evolução e a adaptabilidade do seu processo e ainda facilitará a consulta e a manutenção futura dos processos levantados. Embase seus levantamentos processuais em técnicas que facilitarão no entendimento do problema.

Feito isso, crie um diagnóstico que servirá como um guia estruturado com a foto do cenário atual e os pontos críticos que deverão ser endereçados no novo desenho, denominado 'Fluxo To Be', ou seja, esse será o desenho de onde queremos chegar. Um ponto importante nessa etapa, é que pode ser que surja uma série de problemas elencados e, neste caso, é necessário priorizá-los e pensar em ondas de evolução, pois, por mais que tenhamos um modelo To Be ideal, talvez com a quantidade de problemas diagnosticados, não consigamos atacar tudo de uma vez. Mas, não se preocupe. Priorize, coloque para funcionar, escale, capture indicadores e pule para a próxima onda.

O mais importante de todos esses passos é sempre fazer um alinhamento de expectativa com todos os envolvidos. Fazer grupos de trabalho para pensar em formas em conjunto de melhorar os processos. Precisa ser um trabalho criativo e muito colaborativo. Façam pesquisas de mercado, veja o que funcionou em outras empresas. Analisar adaptações e pense em como escalar os processos, pois de nada adianta desenhar um processo lindo, mas, não ter pessoas executando as etapas corretamente. Analise as etapas do fluxo e verifique quais atividades repetitivas manuais podem ser automatizadas, isso tornará seu processo mais robusto e eficiente.

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27 DE SETEMBRO

Yuwork Criado por: Thamara Pina e Winny Pina