¿Cómo transformar procesos en tiempos de agilidad?

¿Cómo transformar procesos en tiempos de agilidad?

En un mundo cada vez más dinámico, se habla mucho de "mentalidad ágil", "transformación digital", "lean", "automatización de procesos", "eliminación de residuos" y una serie de otros términos relacionados con la evolución digital / organizativa.

Pero, ¿cómo equilibrar todo esto en los tiempos actuales?

¿Cómo transformar procesos en tiempos de agilidad? La disputa entre la responsabilidad de la transformación digital y la estructuración de procesos concisos y adherentes entra en conflicto constantemente, ya que es complejo priorizar y estructurar los procesos de acuerdo con los tiempos que esperan las organizaciones.

 Pero al final, vayamos a la pregunta:

"¿Realmente hemos entregado valor?"

Esta pregunta se amplía cuando pensamos en nuestro cliente final, las áreas adyacentes involucradas en los procesos, los resultados financieros, pero también, ¿cómo equilibrar la eficiencia estratégica con la efectividad operativa y la efectividad de los procedimientos? Cuando hablamos de eficiencia estratégica estamos hablando directamente de reducción / eliminación de desperdicios, lo que nos trae un resultado directo en costo, cuando hablamos de efectividad operativa estamos hablando de capacidad para lograr los objetivos propuestos, es decir, está directamente ligado al resultado de la operación, ya cuando hablamos de efectividad procesal, estamos hablando de transformar la situación existente, del impacto del cambio realizado. Con todos estos pilares de evaluación, una cosa es un hecho, la implementación, análisis y mejora de procesos no es algo baladí, debe ser algo estructurado, pensado, con objetivos claros, captando indicadores que nos traigan claridad sobre dónde estamos y dónde estamos. queremos llegar.

“Pero, ¿hay alguna receta a seguir para planificar y estructurar correctamente los procesos? "

No hay ingresos, pero hay algunas formas de estructurar un plan para que podamos llegar de manera más asertiva a dónde queremos ir. Todo comienza con la identificación del problema: comience por enumerar las principales ineficiencias del proceso y, si no hay un proceso definido, enumere lo que le gustaría resolver.

Luego diseñe su proceso, represente el flujo de actividades, identifique áreas y roles involucrados, documentos, rutas alternativas. Lo ideal en este escenario es utilizar una plataforma donde puedas modelar tu proceso, automatizar flujos, conectar áreas y extraer indicadores que medirán la evolución y adaptabilidad de tu proceso y también facilitarán la consulta y mantenimiento futuro de los procesos planteados. Base sus estudios de procedimiento en técnicas que le facilitarán la comprensión del problema.

Una vez hecho esto, crea un diagnóstico que servirá como guía estructurada con una foto del escenario actual y los puntos críticos que se deben abordar en el nuevo dibujo, llamado 'Flujo To Be', es decir, este será el dibujo que quiero llegar. Un punto importante en esta etapa es que pueden surgir una serie de problemas enumerados y, en este caso, es necesario priorizarlos y pensar en oleadas de evolución, porque, por mucho que tengamos un modelo To Be ideal, quizás con la cantidad de problemas diagnosticados, no podemos atacar todo a la vez. Pero no se preocupe. Priorice, ponga a trabajar, escale, capture indicadores y salte a la siguiente ola.

Lo más importante de todos estos pasos es siempre alinear las expectativas con todos los involucrados. Forme grupos de trabajo para pensar juntos en formas de mejorar los procesos. Debe ser un trabajo creativo y muy colaborativo. Haz una investigación de mercado, ve qué funcionó para otras empresas. Analiza las adaptaciones y piensa en cómo escalar los procesos, porque no tiene sentido diseñar un proceso hermoso, pero no tener personas que realicen los pasos correctamente. Analiza los pasos del flujo y ve qué actividades manuales repetitivas se pueden automatizar, esto hará que tu proceso sea más robusto y eficiente.

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 Yuwork Creado por: Thamara Pina y Winny Pina